Löneadministration

Ordning och reda, pengar på fredag! Eller?

Alla – både du och dina anställda - blir lika glada när lönen kommer exakt på dagen. Och stämmer!

För visst är det tråkigt när det blir fel? Den som jobbat och inte får sina pengar blir förstås besviken, kanske till och med arg. Det är ingen rolig diskussion att ta. Och det är inte heller så lätt att på stående fot veta vad som blivit fel och varför. Sen tar det tid och energi att rätta till.

Så visst är det go’are om det bara flyter på. Smidigt, tryggt och rätt.

Vi kan hjälpa dig att få det flytet! Nu ska vi berätta hur.

Jag är nyfiken på hur ni kan hjälpa mig med lönehantering.

Hör av er till mig!

Vad innebär det egentligen att outsourca lönehantering?

Det korta svaret är: Vi tar hand om hela lönehanteringen.

Det lite längre svaret är att vi:

hittar ett enkelt sätt att jobba. Det ska vara lätt för anställda att rapportera in tid, utlägg, resor och enkelt för ansvariga att attestera och komplettera med underlag till oss.
ser till att allt lönerna - förmåner, avdrag och traktamenten till exempel - följer aktuella lagar och regler.
betalar ut lönerna - rätt och i tid - eller skapar ett underlag som ni själva använder för utbetalning
rapporterar till er och de myndigheter som ska ha information, t.ex. Skatteverket.
finns till hands om du har funderingar kring personalfrågor. Lite som en extern HR-support.

Vad kan det vara för fördelar med att outsourca lönehanteringen? Det beror lite på om ditt företag är ett mindre eller större företag.

Fördelar med extern

Lönehantering för småföretagare

20 - 50 anställda

Hur många gånger har du sagt: Jag hinner inte med löneadministrationen? Eller slitit ditt hår för att beräkna semesterlöner eller förstå hur du ska hantera personalens bilförmåner.

Vi fattar. Som småföretagare har du fullt upp med den dagliga verksamheten.

När du tar hjälp av oss kan du sluta bekymra dig. Visst - du måste fortfarande hjälpa till med en del information och checka av så att allt stämmer men vi lovar att det blir SÅ mycket enklare och går SÅ mycket fortare.

Kort sagt: Du kommer både att få loss tid och slippa att oroa dig för att det blir fel.

Fördelar med att outsourca

Lönehantering för mellanstora företag

50 - några hundra anställda

Har du ett lite större företag med några hundra anställda, är frågan ofta om man ska sköta lönehanteringen internt eller om man ska outsourca lönerna. Vad blir mest effektivt och lönsamt?

Var inte rädd för att fråga! Vi hjälper dig gärna att räkna på var ditt företags break-even hamnar för en ekonomiichef vs lönekonsult.

Men det finns andra fördelar än de rent ekonomiska. Här är två:

Vi är ett team som hjälper dig med lönerna. Det blir alltså inget trassel med sjukdom, semester eller VAB på löneavdelningen. Allt hänger inte på en person.
Det är mycket regler och lagar att ta hänsyn till när man har anställda. Som dessutom ändras. Då kan det vara skönt att en auktoriserad lönekonsult. För att få förnya vårt certifikat måste vi regelbundet utbilda oss.

Fortfarande tveksam till att outsourca? Ett alternativ är att vi går in som interimskonsulter. Då tar vi med oss våra kunskaper till dig och jobbar i ditt företags ekonomisystem.

Vilket av alternativen ovan tror du skulle ge ditt företag en trygg och korrekt lönehantering?

Regler och lagar som rör anställda och löner

Kollektivavtal
LAS
Semesterlagen
Anställningsavtal
GDPR

Det låter bra. Så hur kommer vi igång?

När vi går in som lönekonsulter är målet att det ska bli så enkelt som möjligt för dig. Idag finns smidiga, digitala lösningar som gör det enkelt att registrera allt vi behöver för att sammanställa lönerna. Mycket kommer att gå rakt in i systemet, det som behöver kompletteras laddar ni enkelt upp - ofta bara med ett klick.

Vi börjar med att titta på hur rutinerna ser ut. När vi vet hur ni jobbar idag, kan vi föreslå vad som kan göras enklare och mer effektivt. Tillsammans gör vi upp en plan och sätter upp de system som ni ska använda.

Här ser du exempel på verktyg som underlättar:

Tidredovisning

I vårt system är det enkelt att rapportera tid från sin mobil, platta eller dator.

Vi anpassar upplägget efter din verksamhet. Ska tiden t.ex. registreras per kund eller projekt?

Reseräkning

I vårt system är det lätt för anställda att registrerar resor. Lika lätt är det för chefen som attesterar.

När informationen är på plats räknar systemet ut milersättning och traktamente

Utlägg & kvitton

När en anställd köpt något som hen kan få ersättning för, fotar en helt enkelt av kvittot (med app?).

Kvittot går rakt in i systemet och kan automattolkas antingen till lön eller redovisning.

OB, över-, flex- & komptid?

Sjukfrånvaro?

Semester ?

Hur ser en vanlig månad ut?

Inrapporterinig

Timrapportering, reseräkningar och kvitton går oftast rakt in i systemet. Viss information laddar ni upp eller mejlar till oss.

Förbereder lönlista

Vi sammanställer en lönelista för genomgång. Ser vi något som behöver kompletteras meddealr vi det.

Attestering

När lönelistan är korrekt, attesterar ni den.

Utbetalning

Vi skapar en fil för att betala ut lönerna. Antingen gör vi betalningen eller så sköter ni den själva.

Samtidigt går lönespecifikationer ut till de anställda.

Rapportering

Vi rapporterar till berörda myndigheter: Skattemyndigheten, arbetsgivaravgifter, penisonsrapportering m.m.

Har du andra frågor runt personal och löner?

Eftersom vi är auktoriserade lönekonsulter så kan vi en hel del om vilka rättigheter och skyldigheter som gäller när man har anställda.

Vi kan fungera som en extern HR-kosult och bolla personalfrågor som kanske inte är så enkla att reda ut.

Vi kan t.ex:

Hjälpa till att tolka och skriva anställingsavtal.
Svara på frågor om arbetsrätt.
Svara på frågor om pensionsavdrag, tjänstepension och loknande.
Hjälpa till att förhandla lönevillkor.
Fungera som stöd vid utvecklingssamtal eller rekrytering.

Koll på alla förmåner

Det finns många av olika löneförmåner och som du måste hantera och redovisa på rätt sätt. Dels för att lönen ska bli rätt, dels för att Skattemyndigheten ska vara nöjd.
Här kommer några exempel: